نرم افزار مدیریت جلسات آرین نوین رایانه

24 بهمن 1400

نرم افزار مدیریت جلسات آرین نوین رایانه

نرم افزار مدیریت جلسات آرین نوین با پوشش کامل فرآیند جلسات از زمان برنامه ریزی تا ثبت و پیگیری صورت جلسات کمک بزرگی به ثبت سوابق سازمان می نماید. بنابراین می توانید از مزیت مدیریت موثر زمان برخوردار شوید و هماهنگی جلسات در زمان خالی افراد را به راحتی انجام دهید. نرم افزار مدیریت جلسات آرین نوین رایانه با محیطی گرافیکی و در عین حال با کاربری ساده، مدیریت جلسات را در سازمان ها آسان می کند.

نرم افزار مدیریت جلسات آرین چگونه می تواند به سازمان ها کمک کند؟

با استفاده از نرم افزار مدیریت جلسات شما می توانید از مزیت مدیریت موثر زمان جلسات برخوردار شوید. این نرم افزار با امکانات متنوع، انجام تمام فعالیت های مرتبط با فرآیند برگزاری جلسات از برنامه ریزی زمان جلسه تا ارسال دعوتنامه دستور جلسه و در نهایت ثبت صورت جلسات پیگیری مصوبات آن را امکان پذیر می سازد. بسیاری از سازمان ها برای انجام تمامی عملیاتی که مرتبط با برگزاری جلسات به سختی هماهنگی های لازم را انجام می دهند و امکان تشکیل یک جلسه ایده آل در هر زمان برای آنها وجود ندارد، اما با وجود این نرم افزار می توان تمامی امور مرتبط با مدیریت جلسات را تسهیل کرد.

این نرم افزار، ابزاری موثر به منظور نگهداری آرشیو اطلاعات سوابق مصوبات جلسات سازمانها است. کلیه مراحل مربوط به تشکیل یک جلسه، از رایزنی های پیش از جلسه، تعیین دبیر جلسه، جستجوی زمان آزاد برای تشکیل جلسه از ورود اطلاعات دستور جلسات گرفته تا مسائل پس از تشکیل جلسه مانند تخصیص وظایف مرتبط در این سیستم تحت پوشش قرار می گیرد و می تواند با تمامی امکانات گفته شده برای سازمان های مختلف بهترین و ایده آل ترین شرایط را جهت برگزاری یک جلسه و راهبرد آن داشته باشد.

ویژگی ها و قابلیت های نرم افزار مدیریت جلسات

گفتیم که این نرم افزار می تواند تمامی اقداماتی که هر سازمان برای برگذاری جلسات انجام می دهد را به سادگی و با سرعت بالا انجام دهد. اما بهتر است بدانید که با خرید این نرم افزار شما چه ویژگی هایی را در اختیار خواهید داشت.

–  ثبت و پایش کلیه مراحل جلسات

– تولید و چاپ مکانیزه صورت جلسات و گزارشات

– تعریف قالب جلسات (موردی، مشخص)

– کنترل حضور مدعوین

– پایش روند اجرای مصوبات

– مدیریت وظایف براساس مصوبات

– مدیریت کاربران و کارگروه ها و تعیین سطوح دسترسی

پیاده سازی نرم افزار مدیریت جلسات

جهت پیاده سازی این نرم افزار به یک سری اطلاعات پایه نیاز داریم که این اطلاعات شامل:

  • تعریف اشخاص اعضاء
  • تعریف کار گروه ها
  • اعطاء سمت ها ( رئیس، دبیر، عضو، مهمان و …)
  • مکان های برگزاری جلسه
  • ذخیره کلیه داده های تکرار شدنی
  • ارائه کارتابل شخص به هر یک از کاربران اعضا

این اطلاعات پایه پس از پیاده سازی این نرم افزار در بستر وب در داشبورد های مختلف قرار می گیرند. پوشش کلیه مراحل جلسات و قرارهای ابزار مدیریت جلسات سازمانی این امکان را به کاربران خود می دهند تا بتوانند کلیه مراحل مربوطه را قبل و یا بعد از جلسه انجام دهند.
همینطور در همین بستر امکان تعریف جلسات و قرارهای تکرار شدنی با شرایط انعطاف پذیر برای سازمان نیل امکان پذیر می باشد.

این سامانه با مدیریت وظایف تسهیل شده می توانند جهت تعیین اقدام کننده برای هر یک از مصوبات صورت جلسه اقدامات مورد نیاز را انجام دهد. همینطور می توان هر یک از مصوبات صورت جلسه به کار و ارجاع به مجری را به سادگی تبدیل کرد. در نهایت یکی از مهم ترین مواردی که وجود دارد ایجاد و یا مشاهده یادآوری زمان قرار ملاقات ها، جلسات و اقدامات می باشد.

مزایای کلیدی سامانه مدیریت جلسات سازمانی

بالاتر به ویژگی های این نرم افزار پرداختیم، اما این نرم افزار در کنار تمامی ویژگی هایی که گفته شد برخی مزایای کلیدی را داراست که آن را به یک نرم افزار کاربردی تبدیل کرده است. برخی از این مزایای کلیدی شامل:

  • پیاده شده در بستر وب
  • طراحی Responsive ( واکنش گرا ) قابل استفاده در موبایل و انواع صفحات نمایش
  • طراحی کاربری آسان روان
  • مدیریت زمانبندی اماکن برگزاری جلسات
  • زمانبندی مدیریت جلسات در تشخیص همزمانی و ها پیشنهاد مناسبترین زمان برای همه (Time Tabling)

نسخه های نصب شده این ابزار در سازمان ها

در حال حاضر این نرم افزار در دانشگاه ها مورد استفاده می گیرد. یکی از نمونه های پیاده سازی شده آن نرم افزار مدیریت جلسات دانشگاه علوم پزشکی زنجان است که برای جلساتی که به صورت روزانه توسط مدیران، کارمندان و یا کارکنان است مورد استفاده قرار می گیرد.

از دیگر سازمان هایی که از نرم افزار کنترل جلسه استفاده می کنند سازمان امور مالیاتی استان زنجان می باشد.

قابلیت ویژه محصول نرم افزار مدیریت جلسات آرین نوین دارا بودن داشبورد مدیریت پویا می باشد که امکان اتصال به داشبورد یکپارچه سازمان را دارد. بعلاوه تنوع گزارشارت مدیریت
آماری با فرمت های مختلف گرافیک از دیگر ویژگی های این محصول است. امید است سازمان ها با استفاده از این سامانه جلسات شان به طور حرفه ای مدیریت کرده و نیازمندی های خود را پاسخ دهند.