برای اینکه بتوانیم بین این دو اصطلاح تفاوت هایی را قائل شویم و با استفاده از مفاهیم آن بتوانیم آنها را تشخیص بدهیم؛ پیشنهاد می کنیم در ادامه مطلب همراه ما باشید تا به طور کامل تفاوت بین پروژه و فرایند را برای شما تشریح کنیم.
تفاوت پروژه و فرایند به زبان ساده
دو نکته در تعریف پروژه از دیدگاه‌های مختلف مشترک است. پروژه موقتی است و شروع و پایان مشخص دارد. منحصر به فرد است و تعهدی جدید در یک زمینه جدید محسوب می‌شود. پروژه یک ابتکار موقت با یک زمان شروع و پایان نهایی تعریف شده، دامنه و منابع مشخص است. مدیریت پروژه رویکردی است که با استفاده از دانش و منابع برای توسعه دامنه و برنامه پروژه به نیازهای ذینفعان پاسخ دهد.
اگر بخواهیم یک تعریف آکادمیک برای پروژه داشته باشیم می توان گفت: تعریف پروژه از دید راهنمای PMBOK به این شکل است که پروژه یک تلاش موقت برای ایجاد یک محصول، سرویس یا نتیجه منحصر به فرد است.
پروژه چه ویژگی هایی دارد؟
رویه ایجاد یک پروژه برای محصول یا خدمتی است که از قبل وجود نداشته و می‌خواهد ارزش‌های جدیدی را ایجاد کند. پروژه یک‌هدف برای دستیابی دارد و موفقیت پروژه در گرو تحقق هدف است و این کاملا به عملکرد نفرات حاضر در پروژه بستگی دارد. اغلب پروژه ها نیاز به طراحی سیستم‌ها و ساز و کارهای جدید دارد. قبل از اجرا نیاز به پیش بینی دقیق عملکرد، هزینه، زمان و سایر منابع دارد. مدیریت ذینفعان و شناخت فرهنگ آنها هدف اهمیت بالایی دارد و می تواند در موفق شدن پروژه تاثیر به سزایی را داشته باشد.
چرا یک پروژه شکست می خورد؟
ساختار شکست کار یا به اختصار WBS یکی از بخش‌های مهم در هر پروژه است. ساختار شکست کارها، هر پروژه را تا دو سطح با بیشتر به چندین بخش و زیر بخش تقسیم می کند تا فعالیت‌های مرتبط با هر بخش مشخص شود. مثال پروژه احداث سد که شروع، پایان و محصول مشخص دارد پروژه محسوب می‌شود.
فرآیند چیست؟
فرآیند، عبارت است از انجام مداوم فعالیت‌هایی که منجر به تولید محصول یا ارائه خدمت می‌شوند. فرآیندها دارای مراحل سازمان یافته‌ای، دائمی و شامل نقش های یک کسب و کار عادی می‌شوند. هر فرآیند ورودی‌ها و خروجی‌های مشخصی دارد و به صورت یک چرخه تکرار شونده از رخدادها، فعالیت‌ها و دروازه‌های تصمیم هستند. در مطلب فرایند چیست به بررسی کامل این موضوع پرداخته ایم. BPMS آرین یکی از محصولات مهم ما در این زمینه می باشد.
تعریف فرآیند از نگاه BPM CBOK:
مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPM یک رویکرد ساختاریافته برای تعریف، طراحی، پیاده سازی، اندازه گیری و کنترل فرآیندهای تجاری به صورت خودکار یا غیر خودکار برای دستیابی به ثبات و نتایج منطبق با اهداف استراتژیک سازمان است. همچنین کمک های فناورانه و سایر راه های ارزش افزوده، پیشرفت، نوآوری و مدیریت مستمر عملیات باعث بهبود عملکرد سازمان و کسب نتایج مطلوب تجاری می شود.
ویژگی فرایند چیست؟
فرایند ها برای تداوم کسب و کار، فرآیندها، محصولات یا خدمات به طور مداوم تکرار می شوند. آنها اهداف زیادی دارند و این اهداف مدام در حال تعیین هستند. عملکرد، هزینه و زمان آن مشخص است. از سیستم های از پیش تعیین شده استفاده می شود و اغلب دارای نظم مشخصی می باشند. در بهره برداری اساساً وضعیت موجود حفظ می شود و در مراحل بعدی اقداماتی برای بهبود کار انجام می شود. فرآیندها تغییر ایجاد نمی کنند، بلکه برای حفظ و پایداری سیستم ضروری هستند. عملیات برای پشتیبانی از کسب و کار روزانه استفاده می شود. به عنوان مثال، فرآیند درخواست وام فرآیندی است که احتمالاً بارها با نتایج متغیر تکرار می شود.
پروژه و فرایند چه شباهتی با یکدیگر دارند؟
شاید برای شما هم سوال ایجاد شده باشد که پروژه و فرایند چه شباهت هایی را با یکدیگر دارند که ما به دنبال تفاوت های آنها هستیم! در ابتدا هر دو یه چند موضوعی که می خواهیم آنها را بررسی کنیم باید ابتدا دارای شباهت هایی باشند تا بتوان تفاوت های آنها را یافت. اگر کسب و کار به دنبال بهینه‌سازی و بهبود فرآیند باشد، این امر می‌تواند از طریق یک پروژه محقق گردد. نیروی انسانی نقش کلیدی در هر دو دارد و این موضوع از مهم ترین شباهت های آنهاست. پروژه و فرایند هر دو نیاز به برنامه‌ریزی، کنترل و اجرا دارند. هر دو آنها محدودیت منابع دارند. مدیریت ذینفعان اهمیت بالایی دارد. هر دو نیاز به مستندسازی دارند. هر دو از طریق ابرارهایی مثل BPMN و WBS فعالیت‌ها رو شناسایی و ثبت می‌کنند.
و اما تفاوت پروژه و فرایند !
درک لیدو، نویسنده و استاد، پروژه‌ها و فرآیندها را به روشی آسان تعریف کرده است. لیدو در کتاب خود با عنوان Startup Leadership، می‌گوید پروژه‌ها کارهایی هستند که قبلاً هرگز انجام نشده است، در حالی که فرآیندها کارهایی هستند که مستمر انجام می‌شود و می توان در انجام آنها از سایر فرایند ها الهام گرفت. فرآیند یک جریان کار مستمر و تکراری است، اما پروژه یک تلاش موقتی محسوب می‌شود. خروجی فرآیند دارای تکرار شونده است، اما خروجی پروژه یکتا است. مفهوم بهبود مستمر در فرآیند معنا دارد اما پروژه با رسیدن به هدف پایان می‌یابد.
فرایند مدیریت پروژه:
در برخی موارد نیز ممکن است این دو کلمه را کنار یکدیگر ببینید و برایتان جالب باشد! مدیریت پروژه خود شامل فرآیندهایی است. مدیریت صحیح پروژه با استفاده از اصول و رویه مشخص برای مدیریت تغییرات و ابتکارات جدید به تحقق اهداف پروژه کمک می‌کند.
موفقیت در مدیریت پروژه، مستلزم مدیریت تعاملات محدوده‌ها برای رسیدن به اهداف پروژه است. برای انجام پروژه یک سری فرایند ها وجود دارند که باید مدنظر داشته باشید؛ فرایندهای مدیریت پروژه شامل پنچ گروه فرایند ذیل است:
فرایندهای آغازین
فرایندهای برنامه ریزی
فرایندهای اجرایی
فرایندهای کنترلی
فرایندهای پایانی
برخی فرآیندهای فرعی و کمکی نظیر برنامه ریزی کیفیت، برنامه ریزی راهبردی، جذب نیرو و برنامه ریزی تدارکات به کمک مدیریت پروژه می‌آیند و می توانند در جهت موفقیت در مدیریت پروژه قدم های بزرگی را بردارند. تفاوت پروژه و فرایند به زبان ساده به شما عزیزان شرح داده شد، امید است با استفاده از نکات گفته شده یک تعریف کلی از این موضوع در ذهنتان نقش ببندد. موفق و پاینده باشید.
