در یک جمله اگر بخواهیم بگوییم که اتوماسیون چیست، اینطور بیان می‌کنیم که اتوماسیون یا automation که از 2 کلمه automatic و operation تشکیل شده است به معنای خودکار شدن عملیات است. در ادامه درباره اتوماسیون صنعتی و اتوماسیون اداری میخواهیم بصورت مفصل صحبت کنیم.
اتوماسیون اداری؟
اگر به عنوان یک مدیر علاقمند هستید تا سرعت فرآیندهای سازمان خود را بالا ببرید تا بتوانید کارایی شرکت رو یا سازمان تان را بالا ببرید، اتوماسیون اداری این کمک را به شما خواهد کرد. اتوماسیون با خودکار کردن فرآیندهای کسب و کار شما، به چرخه سیستم سازمانی شما سرعت بیشتری خواهد داد و مشکلات احتمالی کسب و کار شما را رفع و رجوع خواهد کرد.
اتوماسیون اداری 3 وظیفه اصلی دارد که شامل ذخیره اطلاعات، مدیریت داده ها و تبادل داده ها است.
با این نرم افزار فعالیت‌هایی مثل تولید، ورود و ثبت نامه، ارجاعات و حتی مدیریت پست‌الکترونیکی، فرم‌ها و فکس‌های سازمان به‌صورت خودکار و یکپارچه انجام می‌شود. لایه مدیریت گردش‌کار، کلیه فرآیندهای انتقال داده‌ها و اطلاعات را در سطح زیر سیستم‌های مختلف کنترل می‌کند. بدین‌صورت که مستندات و فایل‌های ثبت شده در هر یک از بخش‌ها، با استفاده از قابلیت‌های این لایه، بین افراد و واحدها جابه‌جا می‌شود.
چه سازمان ها و شرکت هایی به اتوماسیون اداری نیاز دارند؟
- سازمانها و شرکت هایی که فرآیندهای نامه نگاری آنها پیچیده است.
- سازمانها و شرکت هایی که مراکز زیادی در ارتباط هستند و با آنها مکاتبه و نامه نگاری دارند.
مزایای اتوماسیون چیست؟
- امکان انجام تمامی کارهای اداری در هر زمان و هر مکان (خارج از محل کار) وجود دارد.
- با وجود عملیات خودکار سازی فرایندهای اداری، امکان استفاده بهینه از زمان فراهم است.
- حجم قابل توجهی از مکاتبات کاغذی در سازمان حذف می‌شود.
- اسناد و سوابق در حجم کم‌تر و امنیت بیشتر نگهداری می‌شود. همچنین به سادگی امکان مراجعه به آنها وجود دارد.
- در عملیات ثبت اسناد و مدارک، امکان اشتباه، تکرارهای بیهوده، متوقف شدن کار و… به حداقل می‌رسد.
- در مراحل گردش اسناد، امکان شفاف سازی و مدیریت متمرکز به راحتی فراهم است.
- با وجود این سیستم، امکان مدیریت و نظارت دقیق بر عملکرد کارکنان فراهم است.
- مراجعه کنندگان (ارباب رجوع) می‌توانند در هر لحظه با مشاهده آخرین اقدامات انجام شده، از پیشرفت کار مطلع شوند. همچنین می‌توانند از نواقص پرونده خود آگاه شده و نسبت به رفع آن اقدام کنند.
- با اتوماسیون اداری، امکان تعامل الکترونیکی با سایر سازمانها فراهم است.
- با صرفه جویی در مصرف کاغذ، به جلوگیری از قطع درختان و در نهایت حفظ محیط زیست کمک قابل توجهی می‌شود.
- امکان پایش فعالیت‌های سازمان و تولید گزارش‌های مدیریتی و… وجود دارد.
بخش های مختلف یک اتوماسیون اداری؟
- دبیرخانه
- فرم ساز
- مدیریت جلسات
- آرشیو الکترونیک
- کارتابل آنلاین
- صندوق پیام
- ارسال و دریافت فکس
- اطلاع رسانی
- گزارش گیری
تفاوت مدیریت فرایند کسب و کار (BPMS) و اتوماسیون اداری چیست؟
هدف از پیاده سازی و راه‌اندازی سیستم اتوماسیون اداری، سازماندهی الکترونیکی فرایندهای مرتبط با دبیرخانه است. استفاده کنندگان از این سیستم واحدهایی هستند که نیاز به مکاتبات داخلی دارند. به عبارتی، اتوماسیون اداری به استانداردسازی گردش اطلاعات در سازمان و بایگانی آنها می‌پردازد.
در حالی که هدف از اجرای نرم افزار مدیریت فرایندها، اجرا و بهبود فرایندهای سازمانی است. ذکر این نکته حائز اهمیت است که در سیستم مدیریت فرایند کسب و کار (BPMS) هیچ فرایندی وجود ندارد و مدیران باید با توجه به اهداف شرکت، فرایندها را طراحی و پیاده سازی کنند.
بهترین راه شناخت دقیق و درست فرایندها این است که مدتی از سیستم آموزش اتوماسیون اداری استفاده کنید و پس از طی این مدت، به پیاده‌سازی و راه اندازی BPMS اقدام کنید.
وجود زیرساخت اطلاعاتی از نیازهای اصلی و اساسی سازمان جهت پیاده سازی سیستم BPMS است. ابتدا باید مدل رفتاری فرایند با استفاده از سیستم اتوماسیون اداری وجود داشته باشد، به بیان دیگر، باید استاندارد سازی فرایندهای سازمان صورت گرفته باشد، سپس به سراغ طراحی و پیاده سازی BPMS بروید.
در این مقاله،بررسی کردیم که اتوماسیون چیست و چه مزایایی دارد. درنهایت اگر سازمان و یا شرکتی دارید که این نیاز را میبینید تا از اتوماسیون استفاده کنید، با ما تماس بگیرید تا ما به شما کمک کنیم.
