مهم ترین خدماتی که ما به تمامی سازمان ها اعم از دولتی و خصوصی ارائه می دهیم کمک به بهبود مدیریت آنهاست. بهبود مدیریت سازمان ها می تواند در جهت توسعه و ارتقا آنها تاثیر به سزایی و کمک شایانی را داشته باشد.
تعریف مدیریت از نگاه آرین نوین
برای تعریف مدیریت می توانیم این تعریف را به کار ببریم که مدیریت در واقع به کارگیری علم و هنر در هماهنگی و هدایت منابع مالی یا انسانی و یا هر دو، در رسیدن به هدف با حداکثر کارایی است. در تعریف مدیریت فوق از ترکیب علم و هنر استفاده کرده ایم چرا که معتقدم مدیریت ترکیبی از علم و هنر است که بخش علم آن همان فراگیری دانش مدیریت از طریق آموزش است و بخش هنر آن پیاده سازی این دانش در عمل می‌باشد.
بخش هنر نیز خود نیازمند کسب تجربه عملی و هنری ذاتی است. چرا به مدیریت این دو صفت را نسبت می دهند؟ بهتر است اینطور بگوییم که بخشی از مدیریت را می بایست از طریق آموزش فرا گرفت و بخشی را می بایست ضمن کار آموخت. ماحصل آنچه که در قسمت اول بدست می آید را علم مدیریت و آنچه در قسمت دوّم بدست می آید را هنر مدیریت می نامند؛ یعنی علم دانستن و هنر توانستن. ما در آرین نوین این هنر را به بهترین شکل برای شما پیاده سازی می کنیم.
سطوح مختلف مدیریت در سازمان ها
مدیریت در سه سطح متفاوت قابل تقسیم بندی هستند، این سطوح مرتبط با میزان عملکرد و میزان حوزه کاری افراد مختلف می باشد.
مدیریت عملیاتی: مدیران عملیاتی به صورت مستقیم با کارکنان در ارتباط هستند و بر عملکرد آنها نظارت دارند. این افراد با نام سرپرست تیم هم شناخته می‌شوند و راه ارتباطی بین مدیران میانرده و بالارده با کارمندان پایین‌رده سازمان هستند.
مدیریت میانی: این افراد رابط بین مدیران عملیاتی و مدیران عالی سازمان هستند و گزارش‌های سازمانی را به مدیران بالارده ارائه می‌دهند. آنها گزارش کار مدیرانی عملیاتی و کارمندانشان را به مدیران بالایی ارائه می‌دهند، همچنین وظیفه هدایت مدیران عملیاتی و ارائه برنامه میان‌مدت به آنها را برعهده دارند.
مدیریت عالی: مدیران عالی یک سازمان فرایندهای کلی را هدایت می‌کنند و تصمیمات استراتژیک و بلندمدت برای سازمان می‌گیرند. این افراد درباره فرایندهای خرد از مدیران میانی گزارش می‌گیرند و به صورت مستقیم با کارکنان ارتباطی ندارند. آنها راهبران سازمان هستند و با استراتژی و برنامه‌ریزی برای بخش‌های خرد سازمان خط مشی ایجاد می‌کنند.
انواع سازمان ها در ایران
سازمان ها که به زبان عامیانه به دو بخش دولتی و خصوصی تقسیم می شوند به دو بخش رسمی و غیر رسمی نیز تقسیم بندی می شوند.
سازمان رسمی
در این نوع سازمان ، ساختار رسمی از قبل بصورت آگاهانه و در راستای هدفی مشخص، مجموعه روابطی را برقرار می سازد ؛ به عبارتی دیگر، در سازمان رسمی ، مدیر، روابط سازمانی را بطور مکتوب از طریق سلسله مراتب اداری برای کارکنان تشریح می نماید. تغییرات بعدی در صورت لزوم، می تواند بطور رسمی یا غیر رسمی انجام گیرد.
سازمان غیر رسمی
در هر سازمانی، روابطی میان کارکنان ایجاد می گردد که بصورت ناخودآگاه بوجود می آید، در نتیجه این روابط در سازمان رسمی، نوع دیگری از ساخت سازمانی بنام سازمان غیر رسمی بوجود می آید؛ اگر چه این نوع سازمان بصورت غیر رسمی و روابط آن بصورت شفاهی است، اما هیچ مدیری نمی تواند در سازمان خود، آنرا نادیده بگیرد؛ به دیگر سخن، سازمانهای غیر رسمی از ملزومات تمام سازمانها به شمار می روند.
وظایف مدیریت چیست؟
جهت مدیریت یک بخش رسمی یا غیر رسمی یک سری وظایف بر عهده مدیریت است که بایستی به تک تک آنها توجه شود. وظایف پنجگانه مدیریت برای شخصی که در راس یک سیستم قرار گرفته و مدیر رده اول یک مجموعه به شمار می رود، شامل موارد زیر است و بر عهده ایشان می باشد. این وظایف اصلی ترین وظایف هر مدیر در انواع کسب و کار یا سازمان محسوب می شود.
این موارد شامل برنامه ریزی، سازماندهی، جذب و به‌کارگیری نیروی کار، رهبری و کنترل می باشد.
برنامه ریزی
برنامه ریزی به عنوان اصل اول از اصول مدیریت، بخشی از وظایف مدیر به شمار می رود. در حقیقت برنامه ریزی اولین وظیفه مدیریت است که در تمامی مشاغل و کسب و کارها بر عهده مدیر است. نداشتن برنامه ریزی هوشمندانه و هدفمند، همسو با اهداف می تواند منجر به شکست مجموعه شود. در مقابل، برنامه ریزی صحیح موجب رشد و اتقاء گروه در رسیدن به هدف مشترک خواهد شد.
سازماندهی
دومین وظیفه از وظایف مدیریت، سازماندهی است. در اجرای اصول پنجگانه مدیریت، لازم است به بحث سازماندهی توجه ویژه داشت. زیرا می تواند هدف های خرد شده سازمان را به وظایف قابل تقسیم میان کارکنان تبدیل کند.
از وظایف مدیریت برای سازماندهی، ایجاد چارت سازمانی است. این هرم سازمانی شامل نموداری از مدیران رده بالا، مدیران رده میانی، سرپرستان و کارکنان می باشد. هر زیر گروه نیز به وسیله مدیر بالاسری هدایت و رهبری می شود و همگی همسو با هم در جهت رسیدن به هدف سازمان تلاش می کنند.
جذب و به‌کارگیری نیروی کار
انتخاب و به‌کارگیری نیروی کار مناسب و توانمند در سمت های مختلف شغلی از وظایف مدیریت است. جذب و به کارگیری نیروی کار به معنی استخدام و واگذاری مسئولیت با توجه به توانایی هر فرد است. در سازمان ها و کسب و کارهای بزرگ، مسئولیت استخدام و به‌کارگیری کارکنان به عهده مدیر منابع انسانی می باشد.
هدایت و رهبری
هدایت و رهبری، از توانمندی های یک مدیر موفق و از جمله وظایف مدیریت محسوب می شود. یک مدیر شایسته قادر است با به کارگیری استراتژی های صحیح کاری در ایجاد میل و انگیزه کار، زمینه ساز بهبود عملکرد کارکنان شود. این انگیزه بخشی از وظایف مدیریت است که به صورت پلکانی در تمام سطوح مدیریت تا کارکنان ادامه پیدا می کند.
به طور مثال، در سازمان ها و کسب و کارهای بزرگ، مدیر عامل یا هیئت مدیره، با هدایت و رهبری مدیران میانی (مدیر منابع انسانی، مدیر مالی و …) برای ایجاد انگیزه در بهبود عملکرد تلاش می کنند. مدیران بخش میانی نیز برای هدایت، رهبری و ایجاد انگیزه در زیردستان خود تلاش خواهند کرد.
البته در کسب و کارهای کوچک، از وظایف مدیریت است که به طور مستقیم با کارکنان در ارتباط بوده و به هدایت و رهبری تیم و ایجاد انگیزه های لازم برای رشد و پیشرفت بپردازد.
کنترل
آخرین وظیفه از وظایف مدیریت در مجموعه وظایف پنجگانه مدیریت، کنترل است. اگر مدیر تمام وظایف فوق را به خوبی انجام دهد ولی آنها را کنترل نکند، تضمینی برای اجرای صحیح کارها توسط کارکنان وجود ندارد.
از مزیت های کنترل این است که مدیر از تغییرات موجود درون سازمان یا کسب و کار، مطلع می شود و می تواند اثرات هر استراتژی را بر بهبود عملکرد کارکنان بررسی کرده و در صورت لزوم، تغییراتی در روند انجام کارها ایجاد کند. در نهایت این کنترل، مؤثر در بهبود عملکرد کارکنان، بهبود کیفیت تولید یا خدمات و در نتیجه افزایش درآمد کسب و کار یا رسیدن به اهداف سازمانی می شود.
کنترل در کسب و کارها و سازمان ها شامل سه مرحله زیر است:
- کنترل قبل از انجام کار
- کنترل حین کار
- کنترل پایان کار
سایر وظایف مدیریت شامل قبول مسئولیت در بخش های مختلف برای ایجاد هماهنگی و هدایت برای رسیدن به اهداف است؛ این وظایف شامل موارد زیر باشد: بودجه بندی گزارش گیری تصمیم گیری برای انتخاب استراتژی ها تعریف ارتباطات میان بخش های مختلف سازمان یا کسب و کار ایجاد نگرش کار تیمی ایجاد روحیه همکاری در میان اعضای گروه تعامل و صراحت بیان برای برقراری ارتباط با کارکنان برنامه ریزی برای آموزش ارتقاء و پیشرفت سازمان با ترتیب نیروی متخصص و …
ما در آرین نوین با ارائه سیستم های پیشرفته BI و BPMS که در ایران به هوش تجاری و مدیریت فرایند های کسب و کار که امروزه در جان کسب و کار ها رفته اند به سازمان شما اعم از خصوصی و یا دولتی کمک می کنیم تا بتوانید علاوه بر مدیریت هوشمندانه، فرایند های مربوط به سازمان تان را تسهیل و تسریع کنید.
