فرآیند اصطلاحی است که بسیاری از افراد بدون اینکه معنی و تعریف دقیقی از آن بدانند، آنرا به کار می گیرند. حال در ادامه با تعریف دقیقی از فرآیند آشنا خواهیم شد.
تعریف فرآیند
فرآیند به مجموعه فعالیت ها و رخداد های دارای ورودی و خروجی گفته میشود و می شود آنرا، به شیوه انجام کار هم میتوان ارتباط داد. فرآیند در ویکی پدیا به این صورت تعریف شده است که:
فرآیند یا پروسه (به انگلیسی: Process) در علوم مختلف معانی مختلفی دارد و در کسب‌وکارها و سازمانها به مجموعه ای از اعمال ساختاریافته و مرتبط ایجادکننده یک خدمت یا محصول گفته میشود، یا در کاربردهای مربوط به دیگر علوم به دنباله‌ای از تغییرات رخ‌دهنده در ویژگی‌های یک سامانه یا شیء گفته میشود. در صورتی که این تغییرات به‌طور طبیعی رخ دهند، دنباله تغییرات (فرایند) مدیریت‌پذیر نیست و در صورتی که طراحی‌شده باشند، اطلاق عنوان فرایند بر آن محل اشکال است و از آن به پروژه یاد میشود که قابل مدیریت است، هرچند در دنباله تغییرات طبیعی تعریف شده باشد. به پروسه‌گاه، آمایش می‌گویند.
مهم‌ترین اجزای یک فرایند به شرح زیر هستند:
- ورودی
- دستاورد / خروجی
- فعالیت‌ها
- رویدادها
- نقاط تصمیم‌گیری
در حوزه کسب و کار، فرآیند ها به 3 دسته تقسیم میشوند که هر3 مورد را شرح می‌دهیم و توضیحاتی درباره آنها ارائه خواهیم داد:
- مدیریتی
- اصلی
- پشتیبان
فرآیندهای مدیریتی و ویژگی های آن :
- این فرآیند شامل مرحله ارزیابی و نظارت است.
فرایندهای مدیریتی، عملیاتی هستند که عملکرد و کارایی یک سیستم را مدیریت می‌کنند. چه فرایندهای عملیاتی و چه پشتیبانی، نیاز به برنامه‌ریزی، هماهنگی، نظارت و کنترل دارند. فرایندهای مدیریتی برای محقق شدن دو فرآیند دیگر لازم و ضروری هستند؛ این فرآیندها به صورت مستقیم روی دو فرآیند دیگر تاثیری ندارند، بلکه کاملا به صورت غیر مستقیم و پنهانی بر ارزش و کیفیت دو فرآیند دیگر می‌افزاید. فعالیت‌های صورت گرفته در فرایندهای مدیریتی، شامل اندازه گیری نتایج کلی و مقابله با فرصت‌ها و تهدیدهایی است می‌توانند به کسب و کار شما کمک کرده و یا آسیب‌های جبران ناپذیری به آن، وارد کنند.
درحقیقت فرآیندهای مدیریتی به طور مستقیم درآمد زا نیستند، اما وجود این فرآیند باعث خواهد شد که شما در طی زمان به درآمدهای بالایی برسید.
فرآیند های اصلی و ویژگی های آن :
- این فرآیندها یك واحد سازماني، يك روش اجرايي ،يك كارگاه يا يك واحد توليدي، يك فعاليت نيست.
بخش اصلی و قلب فرآیندها مربوط به این بخش است و در نهایت خروجی و نتیجه نهایی این فرآیند، به دست مشتری خواهد رسید.
هر وظیفه‌ای که مستقیما در تولید نتیجه نهایی کسب و کار شما برای مشتریان نقش دارد، فرایندهای عملیاتی محسوب میشوند. نکته قابل توجه در اینجا این است که در هر فرآیند عملیاتی چندین فرآیند فرعی پنهان شده است؛
برخی از آنها باعث افزایش ارزش محصولات میشوند و برخی موجب فروش بیشتر آنها، اما هدف نهایی تمام فرایندهای فرعی، کمک کردن برای رسیدن به بهترین نتیجه نهایی است که به مشتری خواهد رسید. فرایندهای عملیاتی برخلاف نوع قبل، کاملا مستقیم روی فرآیندها تاثیر می‌گذارند و ارزش آنها را افزایش می‌دهند. برای آگاهی از اهمیت بالای این فرآیند همین کافی است که بگوییم: بدون فرایندهای عملیاتی چرخه حیات سازمان متوقف خواهد شد و ارزش دو فرآیند دیگر هم از دست خواهد رفت.
فرآیندهای پشتیبانی و ویژگی های آن :
- پشتیبانی و حمایت از فرآیندهای اصلی.
این فرآیند از دو فرآیند دیگر حمایت و پشتیبانی خواهد کرد و وجود این فرآیند یک امر حیاتی است. فرایندهای پشتیبانی، دستیابی به اهداف مختلف در بخش‌های متفاوت پروژه‌های سازمان یا شرکت را ممکن می‌کنند. این فرآیندها به منظور حمایت و پشتیبانی از فرایندهای عملیاتی و مدیریتی، در سازمانها در حال اجرا هستند و بدون وجود آنها، فرایندهای عملیاتی امکان ادامه روند کاری را نخواهند داشت.
مدیریت فرآیندها
مدیریت فرآیند یعنی نظم و ترتیب، یعنی کار و عملی که انجام می‌دهید. مشارکت در فرآیند، مدیریت فرآیند نیست.
کارشناس مدیریت فرآیند ، باید عملکرد و فعالیت‌های شرکت‌های مرتبط را نیز در نظر بگیرد زیرا آنها هم در رسیدن به اهداف مورد نظر نقش دارند. این دیدگاه با دیدگاه رایج در تجارت که در آن هر عمل جدای از اعمال دیگر، بهینه‌سازی میشود تفاوت اساسی دارد.
کارشناس مدیریت فرآیند، وقتی فرایند خاصی را ارزیابی می‌کند باید معیارهای کل سیستم را در نظر بگیرد. در ادامه تعاریف فرآیند های کسب و کار، مدیریت این فرآیند ها از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است.
برای مطالعه بیشتر در حوزه مدیریت فرآیند های کسب و کار از اینجا اقدام کنید
در آخر به این نتیجه میرسیم که :
نگاه فرآیندی به ما کمک می‌کند که در حوزه‌های مختلف مدیریتی، مسئله‌ها و چالش‌ها را از زاویه‌ی متفاوتی ببینیم و راهکارهای اثربخش‌تری هم کشف و خلق کنیم.
مفهوم فرآیند در هر شاخه‌ای از مدیریت که وارد شود، ظرفیت‌های جدیدی را برای تفکر و تحلیل در اختیار ما قرار می‌دهد.
