لزوم انجام مکاتبات اداری داخلی و خارجی باعث شده است که هر روز نامه های اداری مختلف در سطح کوچک تا وسیع تبادل شوند. تبادل و انتقال نامه ها به صورت سنتی و دستی، همیشه معایبی را به همراه داشته است. گم شدن نامه ها، عدم حفظ مستندات مکاتبات اداری و … از جمله مشکلات نامه نگاری به روش سنتی بوده است. اتوماسیون اداری به عنوان یکی از بهترین روش ها برای نامه نگاری در سطح شرکت های کوچک تا متوسط می باشد.
امروزه، بسیاری از شرکت ها با کمک اتوماسیون اداری تحت وب، اقدام به نوشتن و ارسال نامه های مختلف می کنند. مزیت های بی شماری برای اتوماسیون اداری در سازمان ها و مراکز و اداره های مختلف وجود دارد.
اتوماسیون اداری چه کاری انجام می دهد؟
در گذشته، تنها روش انتقال اطلاعات در اداره ها و شرکت ها، استفاده از نامه های کاغذی بوده است. نامه های کاغذی در کنار اینکه باعث هدر رفتن کاغذ می شوند، می توانند معایب زیادی را به همراه داشته باشند. به همین خاطر، امروزه نامه های اداری و مکاتبات اداری به صورت سنتی انجام نمی شود و اتوماسیون اداری جای آن را گرفته است.
اتوماسیون اداری با نظم دادن به نامه نگاری های داخل و خارج از شرکت و اداره و سازمان، به افراد این امکان را می دهد تا بتوانند به بهترین شکل نامه نگاری را انجام دهند. در واقع، با اتوماسیون اداری، تمامی نامه ها به صورت الکترونیکی انتقال داده می شوند و دیگر محدودیتی به نام کاغذ در این روش وجود ندارد. به طور کلی، اتوماسیون اداری تحت وب، دو کار اصلی را انجام می دهد که در ادامه به این دو کار اشاره می کنیم.
ثبت نامه های خارج از شرکت و زدن شماره داخلی
یکی از اصلی ترین کار اتوماسیون اداری تحت وب، ثبت نامه های ارسالی به اداره ها و سازمان های دیگر است. تمامی نامه های اداری، به صورت دیجیتال و الکترونیکی در سیستم اتوماسیون اداری ثبت می شوند. تمامی این نامه ها دارای شماره های داخلی می باشند و همین موضوع نشان دهنده ثبت شدن صحیح نامه های خارج از شرکت می باشد. با ثبت نامه های ارسالی به سازمان های دیگر در اتوماسیون اداری، دیگر مشکلاتی مانند گم شدن نامه، پیدا نکردن نامه در صورت نیاز و … وجود ندارد.
ثبت نامه های ارسال شده به شرکت و زدن شماره داخلی
به هر حال هر روز به یک سازمان تعداد زیادی نامه ارسال می شود. این نامه ها می بایست توسط مدیران سازمان و یا افراد مربوطه، بررسی و مطالعه گردند. اتوماسیون اداری سازمان ابتدا نامه ها را دریافت می کند. سپس، برای تمامی نامه های دریافتی، یک شماره داخلی زده می شود.
با شماره گذاری داخلی نامه های الکترونیکی ارسال شده به شرکت ها و سازمان ها، تمامی نامه ها با نظم مناسبی ثبت می شوند و دیگر محدودیتی برای نوشتن و مطالعه آن ها وجود ندارد.
معایب نداشتن اتوماسیون اداری تحت وب در سازمان ها
اتوماسیون اداری چند سالی است که پا به عرصه نامه نگاری الکترونیکی گذاشته است. قبل از آن، هیچ نرم افزاری برای مکاتبات اداری وجود نداشت و همه مکاتبات با نامه های کاغذی منتقل می شدند. نداشتن اتوماسیون اداری تحت وب در سازمان ها، معایب زیادی دارد و لازم است که افراد از این معایب آگاه باشند تا لزوم داشتن نرم افزار اتوماسیون اداری را احساس کنند. از جمله معایب نداشتن این نرم افزار و این سیستم، می توان به موارد زیر اشاره کرد.
گم شدن نامه های مهم
یکی از معایبی که می توان مطرح کرد ، گم شدن نامه های مهم است. با توجه به اینکه نامه های کاغذی به صورت دستی و سنتی به سازمان ها و اداره های مهم انتقال داده می شوند، امکان گم شدن آن ها و یا نرسیدن آن ها به دست فرد مورد نظر وجود دارد.
از طرف دیگر ممکن است که نامه های دریافتی شرکت در یک مکانی نگهداری شوند. ولی به دلیل بالا بودن تعداد نامه های مهم، نامه ها گم می شوند و امکان پیدا کردن آن ها در صورت نیاز وجود ندارد.
بهم ریختگی نامه های دریافتی و یا خروجی از شرکت
هر روز تعداد زیادی نامه های اداری از سوی شرکت ها و اداره های مختلف، به شرکت ارسال می شوند. همچنین، تعداد زیادی نامه نیز از شرکت خارج می شود. همه این نامه ها باید با روش اصولی نظم داده شوند تا در صورت نیاز به مطالعه آن ها، مشکلی پیش نیاید.
حذف کاغذ از ادارات
با استفاده از نامه نگاری سنتی، هر روز کاغذ بیشتر و بیشتری مصرف خواهد شد. همین موضوع باعث آسیب رسیدن به طبیعت می شود. ولی اتوماسیون با حذف کاغذ از ادارات، این مشکل را حل می کند.
غیر مستند بودن مکاتبات اداری
در روش نامه نگاری سنتی با کاغذ، مکاتبات اداری به صورت غیر مستند ثبت می شوند. این موضوع سبب می شود که هیچ مستند رسمی برای ارسال و یا دریافت یک مکاتبه اداری وجود نداشته باشد. این یکی از معایب اصلی نداشتن اتوماسیون اداری محسوب می شود.
ثبت مستندات اداری با کمک این سیستم
یکی از تاثیرات مثبت اتوماسیون اداری در سازمان ها، امکان ثبت مستندات اداری می باشد. در واقع، هر نامه دریافتی و هر نامه خروجی از شرکت، با کمک سیستم اتوماسیون اداری، ثبت و شماره گذاری می شود. این موضوع باعث کاهش بهم ریختگی نامه ها شده و در عین حال یک روش برای ایجاد سند سازی برای نامه ها و مکاتبات اداری می باشد.
آرین نوین؛ یکی از بهترین ارائه کنندگان نرم افزار اتوماسیون اداری
آرین نوین به عنوان یکی از بهترین ارائه کنندگان نرم افزار اتوماسیون اداری شناخته می شود که با ارائه بهترین نرم افزارهای اتوماسیون اداری، به اداره ها برای بهره مندی از این نرم افزار کمک می کند. نرم افزار اتوماسیون اداری آرین نوین، باعث نظم دادن و طبقه بندی کردن نامه های خروجی و داخلی اداره ها و سازمان ها می شود.
با کمک به این نرم افزار، تمامی نامه ها به صورت منظم دریافت و ارسال می شوند. همه آن ها دارای شماره مشخص می باشند و در نهایت به بهترین شکل در سیستم ثبت خواهند شد.
ویژگی ها و مزیت های اتوماسیون اداری آرین نوین
آرین نوین با ارائه یکی از بهترین نرم افزارهای اتوماسیون اداری به سازمان ها این امکان را می دهد تا بتوانند در کوتاه ترین زمان ممکن، سیستم نامه نگاری سنتی را کنار بگذارند و به سیستم نامه نگاری الکترونیکی بپیوندند. مزیت های بسیار زیادی برای استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری آرین نوین وجود دارد که اگر از آن ها مطلع باشید، خیلی سریع اقدام به خرید این نرم افزار می کنید.
لازم به توضیح است که قیمت این نرم افزار، بسیار پایین بوده و در حدود 3 میلیون تومان می باشد. این رقم برای نرم افزاری که باعث نظم دهی به نامه ها و نامه نگاری ها می شود، بسیار پایین است. از جمله مزیت ها و ویژگی های دیگر این نرم افزار می توان به موارد زیر اشاره کرد.
نظم دادن به نامه های اداری سازمان ها
کمک به ثبت هر یک از نامه های دریافتی با شماره داخلی
امکان ثبت هر یک از نامه های ارسال شده به سازمان های دیگر و شماره گذاری کردن آن ها
جلوگیری از هدر رفتن کاغذ
ایجاد مستند رسمی برای هر یک از نامه های اداری
تسریع روند نامه نگاری در اداره ها و شرکت ها و سازمان ها
عدم گم شدن نامه ها و حفظ مستندات مکاتبات اداری
