امروزه فرهنگ مستندسازي ديجيتال در دنيا پذيرفته شده است و در اولويت سياست‌هاي كاري شركت‌ها و نهادهاي دولتي و غيردولتي است. بر همین اساس سامانه بایگانی اسناد ادارات زندانها مبتنی بر BPMS آرین نوین پیاده سازی و ارائه شده است که سامانه یکپارچه و جامعی به منظور ثبت و بایگانی اسناد، برای ادارات زندانها محسوب می شود و برخی فرآیندها که پیش از این به صورت دستی، نیمه الکترونیکی و با نرم افزارهای مختلف انجام می شد، همگی در این سامانه گردآوری شده است.
تجمیع و آرشیو الکترونیکی اسناد چطور می تواند به سازمان ها کمک کند؟
سامانه آرشیو الکترونیک اسناد، سامانه ای ست كه در آن بایگانی الکترونیکی اسناد توسط یک سیستم انجام شده و به موجب آن تمام اطلاعات مبتنی بر كاغذ در یک سازمان به داده ها و اسناد الکترونیک تبدیل و به منظور حفاظت دائمی طی شرایط استاندارد در جهت كاهش هزینه ها، فضای نگهداری اسناد و سرعت بخشیدن به امور جاری، بازیابی اطلاعات و دسترسی سریع، دقیق و آسان به اسناد و مدارك و جلوگیری از بین رفتن اطلاعات، در یک پایگاه داده نگهداری می گردد در این سامانه به تمامی كاركنان و پرسنلی كه طبق دستورالعمل های سازمانی می توانند به اسناد دسترسی داشته باشند، از طریق مدیریت مركزی امکان دسترسی داده می شود. از مزایا و اهدافی كه سازمان در پیاده سازی این سامانه به دنبال تحقق آن می باشد می توان به موارد زیر اشاره نمود.
مزایا تجمیع و آرشیو الکترونیکی اسناد
این سامانه می تواند تمامی نیاز های کارکنان یک سازمان را از بایگانی اسناد به صورت دستی راحت کند و در جهت الکترونیکی شدن سازمان کمک شایانی را داشته باشد. برخی از ویژگی های اساسی این سامانه به شرح زیر است:
• افزایش سرعت دسترسی به اطلاعات اسناد
• كنترل سریع و آسان اسناد
• عدم نیاز به افزایش نیروی انسانی به منظور آرشیو اسناد
• حذف موانع جغرافیایی برای دسترسی به اسناد
• عدم نیاز به جابجایی فیزیکی اسناد
• افزایش امنیت اطلاعات و اسناد
• امکان دسته بندی و جستجوی سریع
• مشخص كردن و رفع نواقص پرونده ها
• جلوگیری از بهم ریختگی اسناد كاغذی
• تهیه گزارش های متنوع از اسناد
• افزایش ایمنی فیزیکی پرونده ها و اسناد
• حفظ و پاكیزگی محیط زیست
• افزایش كارایی فعالیت ها
• كاهش هزینه های مدیریت اسناد
• ساده سازی عملیات دریافت و نگهداری و ارائه اسناد
سامانه تجمیع و آرشیو الکترونیکی اسناد به منظور مکانیزه کردن بایگانی اسناد یک شرکت و کم کردن استفاده از کاغذ و تسریع زمان مصرفی کمک می کند. شما می توانید با استفاده از سامانه بایگانی اسناد الکترونیکی آرین نوین تمامی کار های مرتبط با بایگانی اسنادتان را با استفاده از ویژگی های این سامانه به راحتی انجام دهید.
