BPMS چیست؟ سوال اغلب مدیران سازمان ها و شرکت های بزرگ و کوچک است که می خواهند با این سیستم ها آشنا شوند و آن را در سازمان یا شرکت خود پیاده کنند.
اجازه بدهید در این سلسله مقالات، به زبان ساده درباره BPMS صحبت کنیم تا با کسب آگاهی، BPMS را در سازمان یا شرکت خود پیاده سازی کنید.
BPMS به زبان ساده
ما با تعریف BPMS مقاله مان را شروع می کنیم تا با مفهوم دقیق آن آشنا شوید. BPMS مخفف کلمات Business Process Management System و به معنی سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار است. به بیان ساده تر یعنی این که ما همه فرآیندهای سازمان یا شرکت را با کمک یک نرم افزار به انجام برسانیم.
BPMS ابزار کارآمد مدیران
ما معمولا کارهایی که به صورت سلسله مراتبی در سازمان ها و شرکت ها انجام می شوند و یک مسیر مشخصی برای انجام دارند را تحت عنوان فرآیند می شناسیم و البته ممکن است در یک سازمان هم زمان چندین و چند فرآیند متفاوت یا مشابه هم توسط کارکنان، ارباب رجوع و مشتریان انجام شود. مشخص است که مدیریت و نظارت بر همه این فرآیندها بدون داشتن سیستم BPMS، کاری نشدنی است.
اما BPMS ها این کار نشدنی را انجام می دهند و ابزار کارآمدی برای مدیران سازمان ها و شرکت ها هستند. هر چه تعداد فرآیندها در سازمان ها و شرکت ها بیشتر و پیچیده تر باشد، نیاز به سیستم های BPMS نیز بیشتر احساس می شود. برای همین امروزه اکثر شرکت ها و سازمان های بزرگ و متوسط از نرم افزارهای BPMS استفاده می کنند و حتی شرکت ها و سازمان های کوچک نیز برای مدیریت فرآیندهای خود و یکپارچه کردن آن ها، ترجیح می دهند که از یک نرم افزار BPMS استفاده کنند.
حتما بخوانید : چرا BPMS برای هر سازمانی لازم است؟
یک سازمان را در نظر بگیرید که روزانه چندین و چند فرآیند در بخش های اداری، مالی، حقوق و دستمزد، پرسنل و نیروی انسانی، آموزش، مکاتبات و … این سازمان انجام می شود. مسلم است که مدیر سازمان بدون داشتن سیستم BPMS در سازمان، قادر به نظارت و پیگیری همه این فرآیندها نیست و از طرفی ممکن است برخی فرآیندها توسط کارکنان انجام نشوند و یا به صورت ناقص انجام شوند.
زمانی که برای انجام این فرآیندها از یک نرم افزار BPMS استفاده شود، مدیر به راحتی می تواند از طریق همین نرم افزار در جریان فرآیندها و عملکرد کارکنان سازمان خود باشد و مطابق با گزارش هایی که نرم افزار می دهد، تصمیمات لازم را بگیرد. ضمن این که فرآیندها در یک چارچوب مشخص تعریف می شوند و امکان عدم انجام یا انجام ناقص آن ها وجود ندارد.
